会议接待涵盖的要素比较多 , 这里就主要方面加以概括如下 :

　　一、按照会议主办方的要求，根据会议类型提供相应的会议服务。

　　二、确定会议召开地点、时间、规模及抵离方式。

　　三、根据主办方的要求确定酒店级别，可选择同级别的酒店 3-4 家供其参考。

　　四、在选择酒店时，主要考虑如下因素：
　　(1) 酒店位置、环境、交通状况。(2) 客房是否满足会议用房的数量和标准。(3) 会议室的大小、功能是否满足召开会议的要求。(4) 综合评判用房、会议室、用餐、茶歇等价格是否可以控制在预算之内。(5) 会议若在异地召开，则需确定地接社，委托当地合作单位接待、安排会议召开、

　　会议旅游等事宜，可委托当地合作单位预定酒店 , 也可以直接异地订房。

　　五、会议服务：

　　(1) 票务：主要落实会议召开人员回程的票务，做到先统计、预先落实。(2) 会议用房：根据会议主办方要求，确定多少间标房、单间、套房、行政楼层等。与酒店协商好预定用房数可进行一定浮动。(3) 布置好会议室：根据会议方要求悬挂条幅、摆放会议桌、名牌、指示牌、形象板、幕布、投影、音响设备。(4) 接站工作：会议接站不同于团队，主要表现在：分时、分点、人员复杂等，因此要进行编排，做好充分准备。(5) 酒店前台接待：酒店接待人员要不断同接站人员沟通，在客人抵达酒店前将房卡准备好;与会人员签到注册时，工作人员要给与会者提供真诚而细致的服务;工作人员要对整个活动做充分了解，做到有问必答。(6) 安排好酒店内和酒店外的用餐规格：包括用餐标准、用餐环境等。(7) 根据会议主办方的要求，准备好返程票的订票事宜，做到没有差错。(8) 根据会议人员的变动情况，做好返程票的订票事宜，做到没有差错。

　　六、会议旅游：会议旅游与一般团队旅游相似，只是要求导游提高服务层次，导游词也

　　要根据会议人员的构成作一些相应的调整;一般不进店、不购物等。

　　七、召开会议环节较多，每个环节都要认真执行会议预算，不要超出主办方的要求。

　　八、做好送站准备，安全圆满的完成会务工作。